Afnemen keuring
Regels keuring
Belangrijke regels voor een keuring:
- Een keuringsvraag is vereist of optioneel.
- Elke vraag heeft 3 mogelijke antwoorden, dit heeft iets andere betekenissen bij verplicht / optioneel:
- Vereist: Goed = Goed, Herstel = herstelactie + geen certificering mogelijk, NVT = goed.
- Optioneel: Goed = punt, Herstel = herstelactie + certificering is wel mogelijk, NVT = geen punt en geen herstelactie
- De normering bepaalt hoeveel optionele vragen er behaald moeten worden om voor een certificering in aanmerking te komen
- Er kan sprake zijn van certificering, terwijl er nog een herstelactie openstaat op een optionele vraag
Aanmaken keuring (GK / keurmeester)
De keuring wordt aangemaakt vanaf de relatiekaart van de deelnemer. Ga naar Relaties > GK Bedrijven > Betreffende deelnemer. Bovenin het scherm zijn meerdere opties, selecteer “Nieuwe keuring”:
Hier moeten de volgende gegevens worden ingevoerd:
- Bedrijf, is standaard al goed ingesteld
- Type keuring. Al deze types werken technisch als fysieke keuring. (is wel op te sorteren in keuringsoverzicht)
- Keurmeester
- Keuringsdatum
- Projectnr. + notitie: gegevens zijn niet verplicht en gelden enkel informatief.
Wanneer deze gegevens zijn ingevoerd, is de keuring op 2 plekken te openen (d.m.v. icoontje achter de keuringsregel: ):
- Relatiekaart, onderaan
- KMVK Green Key > Overzichten > Keuringen
Invoer antwoorden (keurmeester)
Per vraag kan gezegd worden of deze goed, herstel of nvt is. Ook is het mogelijk om per vraag een toelichting te geven, deze zal in geval van herstelacties ook zichtbaar worden voor de Green Key deelnemer. Stappen:
- Invoer vragen + waar nodig toelichting
- (In geval van dispensatie deze selecteren > certificering bepalen en toelichting hierop. Dispensatie overruled alles, en bepaalt een vaste certificering. )
- Als de keuring is afgerond [ ] gekeurd aanvinken, als dit niet het geval is enkel opslaan.
- Wanneer de keuring opnieuw geopend wordt is onderaan het resultaat te zien, bijvoorbeeld: “Brons”, of “Herstel”
Importeren en exporteren van lokale keuring (CSV)
Om ook keuringen mogelijk te maken op locatie is het mogelijk gemaakt om een keuring te exporteren naar CSV (Excel formaat), deze offline in Excel in te vullen en deze weer te importeren in de backend. De keuring is op elk moment (behalve status gekeurd + goedgekeurd) exporteerbaar en importeerbaar. Ook het wijzigen van de bestandsnaam is geen probleem. Wel mag er niets aan het csv document gewijzgd worden (enkel kolombreedte) en dienen de velden juist ingevoerd te worden (goed, herstel, nvt).
Stappen:
- Selecteer in het keuringsoverzicht bij de opties rechts van de keuring “Exporteer keuringsformulier”:
- De CSV export ziet er als volgt uit:
- Voer in kolom 4 de antwoorden in per vraag en waar nodig in de toelichting in kolom 5.
- Wanneer het formulier is bijgewerkt dient het bestand lokaal als *.csv opgeslagen te worden.
- Nu kan het keuringsformulier geïmporteerd worden. Selecteer in het keuringsoverzicht bij de opties rechts van de keuring “Importeer keuringsformulier”:
- Als het bestand geïmporteerd is opent het bijgewerkte keuringsformulier zich in de backend, en kan het traject verder vervolgd worden.
Verwerking van herstelacties (keurmeester en deelnemer)
Wanneer een verplichte vraag op herstel wordt gezet verandert de status van de keuring in herstel. De volgende situaties kunnen zich voordoen:
- Verplichte vraag op “herstel”, keuringstatus wijzigt in herstel. De deelnemer krijgt na 4 weken een remindermail (bij elke herstelactie). Verder zitten er aan een herstelactie geen automatische mails gekoppeld, en moet dit dus met e-mail / telefoon opgelost worden.
- Optionele vraag op “herstel”, de status wijzigt dan in ‘herstel’. Het is mogelijk dat deze keuring goedgekeurd wordt en dat er toch een herstelactie open blijft staan.
Bij het doorvoeren van een herstelactie kan de deelnemer een opmerking meesturen en een document meesturen / in de bibliotheek plaatsen.